İlgili Kişi Başvuru Formu ve Başvuru Usulü

Sürüm 1.1 · Yürürlük: 14.08.2026 · Bu metin güncellenebilir; yürürlükteki sürüm bu sayfada yayımlanır.

1. Veri sorumlusunun kimliği

Patronomi, işletmelerin kullandığı yapay zekâ destekli bir ön muhasebe yazılımıdır.

2. Bu formun amacı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler, kişisel verilerine ilişkin taleplerini veri sorumlusuna iletme hakkına sahiptir. Bu form, talebinizin hızlı ve doğru şekilde değerlendirilebilmesi için hazırlanmıştır.

Formun kullanılması zorunlu değildir. Ancak talebinizin konusunun ve kimliğinizin net biçimde anlaşılabilmesi için formu kullanmanızı öneririz.

3. ÖNCE OKUYUN — doğru muhataba başvurduğunuzdan emin olun

Patronomi çok sayıda işletmenin kullandığı bir yazılım hizmetidir. Bu nedenle iki farklı durum vardır ve hangi durumda olduğunuz, talebinizin kime yöneltileceğini belirler.

3.1. Patronomi’de hesabınız varsa

Firma sahibi, yönetici veya çalışan olarak Patronomi’ye giriş yapıyorsanız → bu formu bize gönderin.

Kimlik ve iletişim bilgileriniz, üyelik ve rol bilginiz, onay kayıtlarınız ve destek yazışmalarınız bakımından veri sorumlusu biziz. Patronomi’ye davet edildiğiniz hâlde henüz hesap açmadıysanız da muhatabınız biziz; davet kaydınızda adınız ve e-posta adresiniz bizde tutulur.

3.2. Patronomi’yi kullanan bir firmanın müşterisi, çalışanı veya tedarikçisiyseniz

Verileriniz, bir firmanın kendi Patronomi hesabına o firma tarafından girilmişse (cari kartı, çalışan kaydı, fatura, çek vb.) → muhatabınız o firmadır, Patronomi değildir.

Bu verilerde veri sorumlusu ilgili firmadır; Patronomi yalnızca o firmanın talimatıyla hareket eden veri işleyendir. Veri işleyen sıfatıyla kendi yükümlülüklerimizi yerine getiririz; ancak verileri firmanın talimatı olmaksızın kendi inisiyatifimizle düzeltemez, silemez veya içeriğini size açıklayamayız.

Bu durumda:

• Talebinizi doğrudan verilerinizi işleyen firmaya iletmeniz gerekir.

• Bu formu yine bize gönderebilirsiniz; ancak verilerinizi işleyen firmanın unvanını formda belirtmeniz gerekir. Firmayı belirtmeniz hâlinde talebinizi o firmaya iletir ve firmaya, talebinizi karşılayabilmesi için teknik destek veririz.

• Firmanın unvanını bilmiyorsanız: Sizden gelen bir bilgiyle sınırlı olmaksızın müşterilerimizin kayıtlarında arama yapmamız hukuken mümkün değildir; böyle bir tarama, diğer firmaların ticari verilerine amaç dışı erişim anlamına gelir. Bunun yerine, sizinle ticari ilişkisi bulunan firmaları elinizdeki fatura, sözleşme, teslimat belgesi veya e-posta yazışmalarından tespit edip talebinizi doğrudan bu firmalara iletebilirsiniz. İlgili firmanın Patronomi kullanıp kullanmadığını bilmenize gerek yoktur: veri sorumlusu sıfatıyla talebinizi karşılamak, verilerinizi işleyen firmanın yükümlülüğüdür.

4. İlgili kişi bilgileri

Yıldızlı (*) alanlar zorunludur. Bu bilgiler yalnızca başvurunuzu değerlendirmek, kimliğinizi doğrulamak ve sonucu size iletmek için kullanılır.

Patronomi ile ilişkiniz *

☐ Patronomi hesabım var — firma sahibiyim

☐ Patronomi hesabım var — firma yöneticisi / çalışanı olarak kullanıyorum

☐ Patronomi’ye davet edildim, hesap açmadım

☐ Patronomi kullanan bir firmanın müşterisi / tedarikçisiyim

☐ Patronomi kullanan bir firmanın çalışanıyım

☐ Yalnızca tanıtım sitesini (patronomi.com) ziyaret ettim / form doldurdum

☐ Diğer: ______________________________

Verilerinizi işleyen firmanın unvanı: ______________________________

(Yukarıdaki seçeneklerden dördüncü veya beşincisini işaretlediyseniz bu alan zorunludur — Bölüm 3.2. Bu bilgi olmadan talebinizi ilgili firmaya iletemeyiz.)

İlişkiniz devam ediyor mu? ☐ Devam ediyor ☐ Sona erdi (yaklaşık tarih: ____________)

5. Talebiniz *

Aşağıdaki taleplerden size uygun olan(lar)ı işaretleyiniz:

☐ 1. Kişisel verilerimin işlenip işlenmediğini öğrenmek istiyorum. (m. 11/a)

☐ 2. Kişisel verilerim işlenmişse buna ilişkin bilgi talep ediyorum. (m. 11/b)

☐ 3. Kişisel verilerimin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum. (m. 11/c)

☐ 4. Kişisel verilerimin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek istiyorum. (m. 11/ç)

☐ 5. Kişisel verilerim eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini istiyorum. (m. 11/d) → Bölüm 6'da doğru bilgiyi belirtiniz.

☐ 6. Kişisel verilerimin silinmesini veya yok edilmesini istiyorum. (m. 11/e)

☐ 7. Düzeltme talebimin, verilerimin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini istiyorum. (m. 11/f)

☐ 8. Silme talebimin, verilerimin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini istiyorum. (m. 11/f)

☐ 9. Verilerimin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhime bir sonuç doğduğunu düşünüyorum; bu sonuca itiraz ediyorum. (m. 11/g) → Bölüm 6'da hangi sonuca itiraz ettiğinizi açıklayınız.

☐ 10. Kişisel verilerimin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle uğradığım zararın giderilmesini talep ediyorum. (m. 11/ğ)

☐ 11. Vermiş olduğum açık rızamı geri almak istiyorum. → Rıza türünü belirtiniz:

☐ Yapay zekâ özelliklerine ilişkin açık rıza

☐ Yurt dışı veri işleme / aktarıma ilişkin açık rıza (bu rızanın geri alınması hizmetin sonlandırılması anlamına gelir — bkz. Bölüm 10)

6. Talebinize ilişkin açıklama *

Talebinizi mümkün olduğunca somut biçimde açıklayınız. Düzeltme talebinde bulunuyorsanız hem mevcut (yanlış) bilgiyi hem de doğru bilgiyi yazınız. Otomatik sistem sonucuna itiraz ediyorsanız, hangi sonucun (örneğin bir değerlendirme, bir puan, bir işlem reddi) size bildirildiğini belirtiniz.

Ekler (varsa işaretleyiniz):

☐ Kimlik belgesi ☐ Vekâletname ☐ Veli/vasi belgesi ☐ Ekran görüntüsü / yazışma ☐ Diğer: __________

7. Başvuru kanalları

Doldurup imzaladığınız formu aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:

1. Elden teslim — Kimlik belgenizi ibraz ederek Özgürlük Mah. 210. Sk. No: 16/B Çayırova / Kocaeli adresine.

1. İadeli taahhütlü posta veya noter — Aynı adrese; zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılarak.

1. E-posta — info@patronomi.com adresine; sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden göndererek veya formu güvenli elektronik imza / mobil imza ile imzalayarak. (Kayıtlı e-posta adresinizden gönderim yolu, yalnızca kullandığınız adres daha önce tarafımıza bildirilmiş ve sistemimizde kayıtlı ise kimlik doğrulama bakımından yeterli sayılır.)

1. Uygulama içinden — Patronomi hesabınız varsa Destek → Yeni Talep ekranından, kategori “Talep” seçilerek. (Bu yol hesap sahipleri ve hesap kullanıcıları içindir; kimliğiniz oturumunuzla ilişkilendirilir.)

Üçüncü kişi adına başvuru: Bir başkası adına başvuruyorsanız noter onaylı vekâletname veya veli/vasi sıfatınızı gösteren belge formun ekinde iletilmelidir. Bu belge olmadan başvuru işleme alınmaz.

8. Kimlik doğrulama

Kişisel verilerin yetkisiz kişilere açıklanmasını önlemek amacıyla, başvurunun gerçekten ilgili kişi tarafından yapıldığından emin olmamız gerekir. Bu nedenle:

• Başvurunuzu sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden yapmanızı öneririz.

• Gerekli görülmesi hâlinde, sistemimizde kayıtlı telefon numarası veya e-posta adresi üzerinden ek doğrulama talep edebiliriz.

• Kimliğiniz makul ölçüde doğrulanamazsa talebiniz işleme alınamaz; bu durum size gerekçesiyle bildirilir.

• Kimlik doğrulama amacıyla ilettiğiniz belgeleri yalnızca bu amaçla kullanır; başvurunun sonuçlandırılması ve olası bir uyuşmazlıkta ispat amacı için gerekli olan süre boyunca saklar, bu amaç ortadan kalktığında sileriz veya anonim hâle getiririz.

Hiçbir koşulda şifrenizi istemeyiz. Kimlik doğrulaması için sizden şifrenizi, oturum bilginizi veya hesabınıza erişim sağlayacak herhangi bir bilgiyi talep etmeyiz. Böyle bir talep tarafımızdan gelmiş gibi görünüyorsa yanıt vermeyin ve info@patronomi.com adresinden bize bildirin.

9. Yanıt süresi ve ücret

• Başvurunuz, tarafımıza ulaşmasından itibaren en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılır.

• Başvurunuzda eksik veya belirsiz bilgi bulunması hâlinde bunların tamamlanmasını isteyebiliriz. Bu talebimiz yasal yanıt süresini durdurmaz; süre işlemeye devam eder. Bu nedenle formu eksiksiz doldurmanız ve talebinizi somut biçimde açıklamanız, başvurunuzun süresi içinde sonuçlandırılabilmesi bakımından önemlidir.

• Başvurular kural olarak ücretsizdir. Ancak cevabın yazılı olarak verilmesi veya işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

• Talebiniz reddedilir, verdiğimiz cevabı yetersiz bulur veya süresinde cevap alamazsanız, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

10. Talebiniz karşılanırken geçerli olan sınırlar

Aşağıdaki hususlar talebinizin sonucunu doğrudan etkilediği için başvurudan önce bilginize sunulur.

1. Mali kayıtlar silinemez. Fatura, çek, kasa/banka hareketi gibi mali kayıtlar vergi mevzuatı uyarınca saklanmak zorundadır. Bu kayıtlardaki kişisel veri alanları anonimleştirilir, ancak tutar, tarih ve belge bilgisi korunur.

1. Belge görüntüleri korunur. Yüklenmiş fatura, fiş ve çek görüntüleri aynı yasal saklama yükümlülüğü nedeniyle silme kapsamına alınmaz.

1. Denetim kayıtları ve açık rıza kayıtları korunur. Sistemdeki değişikliklerin kaydı ve açık rıza kayıtları, hesap verebilirlik ve ispat yükümlülüğü nedeniyle saklanmaya devam eder. Açık rıza kaydınız IP adresi ve tarayıcı bilgisi içerir.

1. Kullanıcı bazlı işlem kayıtları sınırlıdır. Sistemde tutulan işlem kayıtlarının bir bölümü kullanıcı bazında ilişkilendirilmemektedir. Bu nedenle “hesabımda yapılan tüm işlemlerin listesi” şeklindeki bir talep tam olarak karşılanamayabilir; size iletilecek liste eksik olabilir.

1. Yedeklerden çıkış gecikmelidir. Verilerin günlük yedek kopyaları 30 güne kadar saklanır. Silme veya anonimleştirme canlı sistemde derhal uygulanır; yedek kopyalardan çıkış, yedek saklama süresi tamamlandığında gerçekleşir.

1. Verileriniz Türkiye dışında barındırılmaktadır. Veritabanı, dosya deposu ve kimlik doğrulama altyapısı Avrupa Birliği (Frankfurt) bölgesindedir. Yurt dışı veri işlemeye ilişkin açık rıza, hizmetin teknik altyapısının ayrılmaz bir parçası olduğundan hizmetin kullanımının ön koşuludur; bu rızanın geri alınması, hizmetin sizin bakımınızdan sonlandırılması sonucunu doğurur.

1. Yapay zekâ özellikleri açık rızaya bağlıdır ve geri alınabilir. Bu rıza firma hesabı düzeyinde verilir ve yalnızca hesap sahibi tarafından geri alınabilir. Rıza geri alındığında hiçbir yeni veri yapay zekâ sağlayıcılarına aktarılmaz; rıza kaydınız ispat amacıyla saklanır.

1. Firmanın tümüne ait veri paketi yalnızca hesap sahibine verilir. Ayarlar → KVKK ve Veri → Verilerimi İndir (ZIP) paketi, firma hesabındaki tüm müşteri, çalışan ve belge verisini içerir. Hesap sahibi değilseniz bu paket tarafınıza verilemez; çünkü paket üçüncü kişilerin kişisel verilerini de içerir ve bunun verilmesi yeni bir ihlal oluştururdu. Bu durumda size ait kişisel veriler ayrıca derlenerek iletilir.

1. Askıya alınmış hesapta da veri indirme hakkınız engellenmez. Hesabınız askıya alınmış veya plan süreniz dolmuş olsa dahi verilerinizi indirebilirsiniz; erişim ekranında bu bağlantı yer alır.

1. Hesap kapatma geri alınamaz. Hesabın kapatılması ve anonimleştirilmesi geri döndürülemez bir işlemdir. Kişisel veri alanları anonimleştirileceği için, kapatma işleminden sonra size ait bir veri paketi hazırlanamaz. Bu nedenle kapatmadan önce verilerinizi indirmenizi öneririz (Ayarlar → KVKK ve Veri → Verilerimi İndir).

1. Çok sayıda belge varsa paket bölümlenir. Belge sayınız tek pakette dışa aktarım sınırını aşıyorsa verileriniz bölümlenmiş paketler hâlinde sağlanır; bu durumda teslim süresi uzayabilir.

11. Bu formdaki verilerin işlenmesi hakkında aydınlatma

Bu formda yer alan kimlik, iletişim ve talep bilgileriniz;

• başvurunuzun kimlik doğrulaması yapılarak değerlendirilmesi,

• talebin sonuçlandırılması ve sonucun size bildirilmesi,

• yasal yükümlülüğümüzün yerine getirildiğinin ispatlanabilmesi ve olası bir uyuşmazlıkta savunma hakkının kullanılabilmesi

amaçlarıyla; Kanun’un 5. maddesinde düzenlenen veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Bu veriler, başvurunuzun sonuçlandırılmasının ardından ispat amacı için gerekli olan süre boyunca saklanır; bu amaç ortadan kalktığında silinir veya anonim hâle getirilir.

12. Beyan ve imza

İlgili kişi / kanuni temsilci sıfatıyla; bu formda ve eklerinde yer alan bilgilerin doğru, güncel ve bana ait olduğunu, bu bilgilerin başvurumun değerlendirilmesi amacıyla Bölüm 11'de açıklandığı şekilde işleneceğini bildiğimi, bilgilerin doğru veya güncel olmaması hâlinde başvurumun değerlendirilmesinde gecikme veya hata oluşabileceğini kabul ve beyan ederim.