Sürüm 1.5 · Yürürlük: 16.10.2026 · Bu metin güncellenebilir; yürürlükteki sürüm bu sayfada yayımlanır.
- Veri sorumlusu: Merkez Grup Teknoloji ve Enerji Limited Şirketi
- Adres: Özgürlük Mah. 210. Sk. No: 16/B Çayırova / Kocaeli
- Vergi Dairesi / VKN: İlyasbey / 6170901958
- İletişim: info@patronomi.com · Ürün: Patronomi (app.patronomi.com)
1. Amaç ve kapsam
1.1. Bu Politika, Merkez Grup Teknoloji ve Enerji Limited Şirketi (“Şirket“) tarafından işletilen Patronomi adlı yapay zekâ destekli ön muhasebe yazılımı kapsamında işlenen kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına (silme, yok etme veya anonim hale getirme) ilişkin usul ve esasları belirler.
1.2. Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun“ / ”KVKK“) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ile ilgili diğer mevzuat çerçevesinde hazırlanmıştır.
1.3. Politika; Şirketin elektronik ortamda (bulut hizmet sağlayıcılarında) tuttuğu tüm kişisel verileri ve varlığı hâlinde kâğıt ortamdaki kayıtları kapsar.
1.4. Bu Politika, yürürlük tarihinden itibaren Şirket bakımından bağlayıcıdır. Politikada belirlenen saklama süreleri, imha yöntemleri ve periyodik imha dönemi Şirketin uygulayacağı kurallardır.
2. Tanımlar
2.1. Silme: Kişisel verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
2.2. Yok etme: Kişisel verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
2.3. Anonim hale getirme: Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
2.4. Alan temizliği (maskeleme): Bir kayıttaki kişisel veri alanlarının boşaltılması veya sabit bir değerle ([KVKK-Anonim]) değiştirilmesi; kaydın mali unsurları (tutar, tarih, belge numarası) korunur. Alan temizliği, o alandaki kişisel veri bakımından silme sonucunu doğurur; kaydın tamamı bakımından anonim hale getirme anlamına gelmez.
2.5. Çöp kutusu (yumuşak silme / soft-delete): Kaydın veritabanından çıkarılmadan yalnızca “silinmiş” olarak işaretlenmesi ve geri alınabilir biçimde çöp kutusuna taşınması. Çöp kutusuna taşıma, bu Politika anlamında imha değildir — bkz. §9.1.
2.6. Kalıcı silme: Kaydın veritabanından gerçekten kaldırılması.
2.7. Periyodik imha: Saklama süresi dolan kişisel verilerin, tekrar eden aralıklarla ve resen (ilgili kişinin başvurusu olmaksızın) silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemi.
2.8. Kiracı (tenant): Patronomi’de kendi verileriyle ayrı bir hesap alanı bulunan firma.
3. Rol ayrımı: iki ayrı veri ekseni
3.1. Bu Politika iki ayrı ilişkiyi kapsar; bu iki ilişki birbirine karıştırılmamalıdır:
| Eksen | İşlenen veri | Veri sorumlusu | Patronomi’nin sıfatı |
|---|---|---|---|
| A | Patronomi kullanıcılarının (kiracı firma sahibi ve çalışanlarının) hesap, kimlik, iletişim, rol, rıza ve işlem güvenliği verileri | Şirket | Veri sorumlusu |
| B | Kiracı firmanın sisteme girdiği kendi müşteri, cari, çalışan ve tedarikçi verileri | Kiracı firma | Veri işleyen |
3.2. B ekseninde saklama süresini belirleme yetkisi ile ilgili kişilere karşı aydınlatma ve başvuruları karşılama yükümlülüğü kiracıya aittir. Şirket, kiracının talimatı ve bu Politikada tanımlı teknik imkânlar çerçevesinde hareket eder.
3.3. Kiracının kendi saklama politikası bu Politikadan daha kısa süreler öngörüyorsa, kiracı bunu uygulama içindeki silme, kalıcı silme ve veri temizliği araçlarıyla kendisi uygular.
4. Sorumluluk ve görev dağılımı
| Görev | Sorumlu |
|---|---|
| Politikanın hazırlanması, güncellenmesi ve yürürlüğe konulması | Şirket yetkilisi (veri sorumlusu adına) |
| Saklama sürelerinin belirlenmesi ve periyodik imha turunun yürütülmesi | Şirket yetkilisi (veri sorumlusu adına) |
| Periyodik imha turunun teknik olarak icrası (veritabanı ve dosya deposu) | Sistem yöneticisi |
| İlgili kişi başvurularının karşılanması | KVKK irtibat noktası — info@patronomi.com |
| İmha kayıtlarının (tutanak ve denetim izi) muhafazası | Şirket yetkilisi (veri sorumlusu adına) |
4.1. Platform yöneticisi erişimi. Ürün içinde kiracı hesaplarından ayrı ve sınırlı bir platform yönetici yetkisi bulunur. Bu yetki; kiracı kullanıcı e-postalarının listelenmesini ve denetim kayıtlarının hassas alanları maskelenmiş olarak görüntülenmesini kapsar. Kullanıcı adına oturum açma (impersonation) özelliği ürüne bilinçli olarak eklenmemiştir.
5. Kayıt ortamları
5.1. Kişisel veriler aşağıdaki ortamlarda tutulur. Bu ortamların hiçbiri Türkiye’de bulunmamaktadır; bu husus aydınlatma metninde ve yurt dışına aktarım açık rızasında ayrıca bildirilir.
| # | Ortam | Sağlayıcı / konum | İçerik |
|---|---|---|---|
| O1 | İlişkisel veritabanı (PostgreSQL) | Supabase — eu-central-1 / Frankfurt (AB) | Tüm yapılandırılmış kiracı verisi: cari, çalışan, fatura, işlem, denetim izi, rıza kaydı |
| O2 | Dosya deposu — belge kasası (private) | Supabase Storage — aynı proje/bölge | Yüklenen fatura, fiş, çek ve irsaliye görüntüleri; banka ekstresi PDF’leri; destek ekleri; üretilen PDF’ler; mali müşavir paketleri |
| O3 | Dosya deposu — yedek kovası (private) | Supabase Storage — aynı proje/bölge | Gecelik tam veri yedeği (JSON) |
| O4 | Kimlik doğrulama şeması | Supabase Auth — aynı proje/bölge | Kullanıcı e-postası, parola özeti (hash), ad ve soyadı |
| O5 | Uygulama sunucusu ve platform günlükleri | Vercel — fonksiyon bölgesi fra1 (Frankfurt); platform ve içerik dağıtım katmanı küresel, sağlayıcı ABD merkezli | İstek işleme; uygulama günlüklerine düşen teknik çıktılar |
| O6 | Hata izleme | Sentry | İstisna ve yığın kayıtları (otomatik kişisel veri gönderimi kapalıdır) |
| O7 | E-posta iletimi | Resend | Alıcı adresi, konu, gövde ve ekler (fatura PDF’i, teklif PDF’i, mali müşavir paketi) |
| O8 | Yapay zekâ sağlayıcıları | Anthropic · Google · OpenRouter (ABD, aracı) · DeepSeek (Çin) · (yapılandırılırsa) diğer sağlayıcılar | Transit — açık rıza varsa gönderilen belge ve metin |
| O9 | Yönetilen veritabanı yedekleri | Supabase (platform tarafı) | Sağlayıcının kendi yedekleme döngüsü |
| O10 | Felaket kurtarma kopyası | Patronomi’nin Türkiye’deki kurumsal cihazı ve eşlendiği Microsoft OneDrive | Belge kasasının ve yedeklerin haftalık kopyası; yalnızca kurtarma amacıyla saklanır |
| O10 | Kullanıcının indirdiği veri dışa aktarım paketi (ZIP) | Kullanıcının kendi cihazı | Şirketin kontrol alanı dışındadır; imhası kullanıcının sorumluluğundadır |
| O11 | Mali müşavir e-posta kutusu | Kiracının belirlediği üçüncü taraf alıcı | Kiracının talimatıyla gönderilen dönemsel paket; Şirketin kontrolü dışındadır |
5.2. Yapay zekâ sağlayıcılarına aktarım bir saklama ortamı değil, bir aktarımdır. Sağlayıcı nezdindeki saklama, ilgili sağlayıcının kendi politikalarına ve hesap yapılandırmasına tabidir. Şirket, sağlayıcıların veriyi saklamaması ve model eğitiminde kullanmaması yönündeki yapılandırmaları tercih etmek için makul çaba gösterir; ancak sağlayıcı nezdindeki veri için bu Politika kapsamında bir saklama süresi taahhüdünde bulunmaz.
5.3. Şirket, kişisel veri barındıran fiziksel sunucu veya taşınabilir kayıt ortamı işletmemektedir. Kâğıt ortamda kayıt tutulması gereken hâllerde bu kayıtlar kilitli dolapta muhafaza edilir ve saklama süresi sonunda evrak imha makinesi ile geri döndürülemez biçimde yok edilir.
6. Saklamayı ve imhayı gerektiren sebepler
6.1. Saklamayı gerektiren sebepler
- a) Hizmet aboneliği sözleşmesinin kurulması ve ifası;
- b) Vergi ve ticaret mevzuatından doğan defter, kayıt ve belge saklama yükümlülükleri;
- c) İş ve sosyal güvenlik mevzuatından doğan yükümlülükler;
- d) Açık rızanın alındığının ispatı ve hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi;
- e) Hesap verebilirlik ve bilgi güvenliği (değişiklik ve denetim izi);
- f) Zamanaşımı süreleri boyunca hakkın tesisi, kullanılması veya korunması.
6.2. İmhayı gerektiren sebepler
- a) İşlemeyi gerektiren sebeplerin ortadan kalkması;
- b) Açık rızaya dayalı işlemede rızanın geri alınması;
- c) İlgili kişinin silme veya yok etme talebinin kabul edilmesi;
- d) Saklama süresinin dolması ve periyodik imha döneminin gelmesi;
- e) Hesabın kapatılması.
6.3. Süre çakışmasında uygulanacak ilke
Bir veri kategorisi bakımından birden fazla mevzuat farklı saklama süreleri öngörüyorsa, Şirket en uzun süreyi esas alır. Saklama süresi dolduğunda veri, §8'deki tabloda gösterilen yöntemle imha edilir.
7. Teknik ve idari tedbirler
Şirket, saklanan kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla aşağıdaki tedbirleri uygular. Bu bölümde açıkça sayılmayan bir güvenlik kontrolü taahhüt edilmiş sayılmaz.
7.1. İdari tedbirler
| # | Tedbir | Uygulama şekli |
|---|---|---|
| İ1 | Yetkilendirme politikası | Dört rolden oluşan rol modeli (Sahip / Yönetici / Üye / İzleyici); tanımsız rol hiçbir kapıdan geçemez (fail-closed) |
| İ2 | Yıkıcı işlemlerin ayrıştırılması | Hesap kapatma, veri sıfırlama, rıza yönetimi ve otomasyon kuralı tanımlama yalnızca Sahip / Yönetici rolündedir |
| İ3 | Platform yöneticisi ayrımı | Kiracı rolünden bağımsız yetki seti; her yönetim işlemi çift kapılıdır; kullanıcı adına oturum açma yoktur |
| İ4 | Personel gizliliği | Verilere yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan personel erişir ve bu personel gizlilik yükümlülüğü altındadır |
| İ5 | Güvenli geliştirme yaşam döngüsü | Her kod değişikliği; tip denetimi, katman sınırı denetimi ve adlandırılmış otomatik güvenlik denetimlerinden (kiracı filtresi, yetki, rol, oran sınırı, onay akışı, para aritmetiği, yapay zekâ rızası, yetkisiz alan yazımı vb.) geçmeden yayına alınamaz |
| İ6 | Test ortamı ayrımı | Otomatik testler izole bir veritabanında koşar; üretim veritabanı bilgisi test ortamında tanımlı değildir |
| İ7 | İç güvenlik testi | Yetkili iç güvenlik testi turu yürütülür; bulgular kapatılır ve mümkün olduğunda kalıcı otomatik denetime dönüştürülür. Yeni yüksek yetkili yüzeyler için ayrı tur uygulanır |
| İ8 | Denetim kaydı | Veri üzerindeki değişiklikler ve dışa aktarma işlemleri kayıt altına alınır |
| İ9 | Politika gözden geçirmesi | Bu Politika ve saklama süreleri en az yılda bir kez gözden geçirilir (bkz. §13.2) |
7.2. Teknik tedbirler
| # | Tedbir | Uygulama şekli |
|---|---|---|
| T1 | Kiracı izolasyonu | Her veri sorgusuna, oturumdan çözülen kiracı kimliği zorunlu filtre olarak eklenir; kiracı çözülemezse işlem reddedilir (sessiz geçiş yoktur). İzolasyon uygulama katmanında sağlanır |
| T2 | Veritabanının dış erişime kapatılması | Tüm tablolarda satır seviyesi güvenlik etkindir ve genel erişim politikası tanımlanmamıştır; anonim veri arayüzü üzerinden okuma girişimleri tümüyle reddedilir |
| T3 | Yazma yolu tek kapı | Veri değiştiren tüm işlemler tek bir kontrol zincirinden geçer: kurtarma kilidi → abonelik durumu → yazma yetkisi → oran sınırı |
| T4 | Belge deposu güvenliği | Depo herkese kapalıdır; veritabanında genel bağlantı değil dosya yolu saklanır; okuma yalnızca kısa ömürlü imzalı bağlantı ile yapılır; her dosya yolu kiracı bazında doğrulanır; dosya tipi beyaz listesi ve boyut sınırı uygulanır; ekler tarayıcıda çalıştırılmadan indirilir |
| T5 | Sırların şifrelenmesi | Sağlayıcı API anahtarları ve entegrasyon kimlik bilgileri AES-256-GCM ile şifreli saklanır; şifreleme anahtarı veritabanında tutulmaz |
| T6 | Oturum güvenliği | Üretimde yalnızca güvenli (HTTPS) çerez; çerez alan adı genişletilmez; hareketsizlik süresi sonunda otomatik çıkış hem istemci hem sunucu tarafında uygulanır |
| T7 | Kimlik doğrulama korumaları | Asgari parola uzunluğu zorunludur; parola sıfırlama isteği hesabın varlığını ele vermez; oran sınırlama atomik sayaçla uygulanır |
| T8 | Girdi doğrulama ve enjeksiyon savunması | Tüm girdiler şema ile doğrulanır; tüm sorgular parametreli kurulur; güvenilmeyen verinin doğrudan veri yazımına geçirilmesi otomatik denetimle engellenir |
| T9 | Yapay zekâ rıza kapısı | Aktif rıza yoksa hiçbir yapay zekâ çağrısı yapılamaz; bu kısıt tüm çıkış noktalarında zorunludur ve otomatik denetimle korunur. Analiz amaçlı çağrılarda serbest metinlerdeki T.C. kimlik numarası, IBAN, e-posta ve cep telefonu maskelenir |
| T10 | Hata izlemede veri asgariye indirme | Hata izleme hizmetine otomatik kişisel veri gönderimi kapalıdır; ekran ve oturum kaydı devre dışıdır |
| T11 | Denetim kaydı maskelemesi | Platform yöneticisi denetim kaydını görüntülerken anahtar, sır ve IBAN benzeri alanlar her derinlikte maskelenir; hassas tablolarda beyaz liste dışı alanlar gösterilmez |
| T12 | Yedekleme | Her gece, her aktif kiracı için tam veri yedeği alınır ve 30 gün saklanır; yedeğe hiçbir anahtar yazılmaz; yedeğin kapsamı otomatik denetimle korunur. Barındırma sağlayıcısı tarafında ayrıca platform düzeyinde yedek bulunur |
| T13 | Otomatik imha görevleri | Zamanlanmış görevler, §8'de süresi dolan kalemleri resen imha eder (bkz. §11) |
| T14 | Fail-closed erişim kesme | Askıya alınmış, süresi dolmuş veya kapatılmış hesaplarda erişim otomatik reddedilir; belirsiz durumda da reddedilir |
| T15 | Veri taşınabilirliği aracı | Hesap sahibi tüm yapılandırılmış veriyi ve belgeleri tek pakette dışa aktarabilir; pakette sırlar maskelenir |
8. Saklama ve imha süreleri
Okuma anahtarı: “Süre sonunda” sütunu, saklama süresi dolduğunda uygulanacak imha yöntemini gösterir. “Periyodik imha dönemi” sütunundaki “altı aylık tur“ ifadesi, §11'de tanımlanan Haziran ve Aralık turlarını ifade eder.
8.1. A ekseni — Şirketin veri sorumlusu olduğu veriler
| # | Veri kategorisi | Kayıt ortamı | Saklama süresi | Dayanak | Süre sonunda | Periyodik imha dönemi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A1 | Kullanıcı kimlik ve giriş verisi (e-posta, ad, parola özeti) | O4 | Hesabın kapatılmasından itibaren 1 yıl | Sözleşme sonrası itiraz ve geri dönüş penceresi | Silme | Altı aylık tur |
| A2 | Üyelik ve rol kaydı (kullanıcı–firma–rol bağı) | O1 | Hesabın kapatılmasından itibaren 1 yıl | A1 ile aynı | Silme | Altı aylık tur |
| A3 | Davet kayıtları (davet edilenin e-postası ve adı) | O1 | Davetin kullanılmasından veya iptalinden itibaren 1 yıl | Veri minimizasyonu; davetin işlevi sona erer | Kişisel veri alanlarının silinmesi | Altı aylık tur |
| A4 | Açık rıza kayıtları (rıza tipi, metin sürümü, IP adresi, tarayıcı bilgisi, tarih) | O1 | Rıza ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl; IP ve tarayıcı bilgisi 2 yıl | Türk Borçlar Kanunu kapsamındaki genel zamanaşımı süresi; hakkın tesisi ve korunması | 2. yılın sonunda IP ve tarayıcı alanlarının silinmesi; 10. yılın sonunda kaydın silinmesi | Altı aylık tur |
| A5 | Platform yöneticisi yetkilendirme kaydı | O1 | Yetkinin kaldırılmasından itibaren 2 yıl | Hesap verebilirlik | Silme | Altı aylık tur |
| A6 | Destek talepleri ve mesajları (serbest metin, ileten e-posta, ekler) | O1 + O2 | Talebin kapanmasından itibaren 2 yıl | Uyuşmazlık ve hizmet kalitesi takibi | Silme (veritabanı kaydı) + yok etme (depodaki ek dosya) | Altı aylık tur |
| A7 | E-posta gönderim günlüğü (alıcı adresi, konu, durum) | O1 | 1 yıl | Gönderim ispatı ve destek | Alıcı adresinin silinmesi, ardından kaydın silinmesi | Altı aylık tur |
| A8 | Yardım botu sorgu günlüğü (redakte edilmiş soru, kullanıcı kimliği, sayfa yolu) | O1 | 90 gün | Veri minimizasyonu | Silme | Zamanlanmış görev |
| A9 | Oran sınırlama sayaçları (IP anahtarlı kayıtlar) | O1 | Son dokunuştan itibaren 1 gün | Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi | Silme | Günlük zamanlanmış görev |
| A10 | Abonelik, ödeme niyeti ve ödeme kayıtları | O1 | Mali kayıtlar için öngörülen süre (bkz. B5) | Vergi ve ticaret mevzuatı | Kişisel veri alanlarının anonim hale getirilmesi | Altı aylık tur |
| A11 | Hata ve istisna kayıtları | O6 | Sağlayıcının saklama döngüsü | Bilgi güvenliği ve hata teşhisi | Sağlayıcı tarafında silme | Sağlayıcı döngüsü |
| A12 | Uygulama ve platform günlükleri | O5 | Sağlayıcının saklama döngüsü | Bilgi güvenliği ve işletim | Sağlayıcı tarafında silme | Sağlayıcı döngüsü |
Kart bilgisi hiçbir aşamada Şirkete ulaşmaz ve Şirket tarafından saklanmaz. Ödeme işlemleri, yetkili ödeme kuruluşunun kendi ortamında gerçekleşir.
8.2. B ekseni — Kiracının veri sorumlusu, Şirketin veri işleyen olduğu veriler
Bu tablodaki süreler, kiracının aksine bir talimatı bulunmadığı sürece uygulanacak azami sürelerdir. Kiracı, daha kısa süreler uygulamak istiyorsa uygulama içindeki silme ve veri temizliği araçlarını kullanır.
| # | Veri kategorisi | Kayıt ortamı | Saklama süresi | Dayanak | Süre sonunda | Periyodik imha dönemi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| B1 | Cari kartı kimlik, iletişim ve finans verisi (ad, unvan, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, IBAN, adres, e-posta, telefon) | O1 | Mali kayıt ilişkisi varsa B5 ile aynı; mali kayıt doğurmamışsa son hareketten 2 yıl | Vergi ve ticaret mevzuatı; kiracının talimatı | Kişisel veri alanlarının silinmesi; mali bağ yoksa kaydın tümüyle silinmesi | Altı aylık tur |
| B2 | Cari ek IBAN’ları ve yetkili kişi kayıtları | O1 | Cari kaydının imhası ile aynı; en geç son hareketten 2 yıl | Veri minimizasyonu (mali kayıt değildir) | Silme | Altı aylık tur |
| B3 | Çalışan kartı (ad, T.C. kimlik numarası, IBAN, ücret bilgisi, iletişim) | O1 | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | İş ve sosyal güvenlik mevzuatı ile Türk Borçlar Kanunu kapsamındaki zamanaşımı süreleri | Kişisel veri alanlarının silinmesi; ücret bilgisinin silinmesi | Altı aylık tur |
| B4 | Cari değerlendirme ve segment verisi (skor, segment, gecikme faktörleri) | O1 | Cari kaydının imhası ile birlikte; en geç son hareketten 2 yıl | Veri minimizasyonu; profilleme verisinin güncelliği | Silme | Altı aylık tur |
| B5 | Mali kayıtlar (satış ve gider faturaları, kasa-banka işlemleri, makbuz, çek, teklif, stok hareketi, mahsup) | O1 | İlgili hesap döneminin kapanışını izleyen takvim yılı başından itibaren 10 yıl | Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki defter, kayıt ve belge saklama yükümlülükleri (§6.3 en uzun süre ilkesi) | Kişisel veri alanlarının anonim hale getirilmesi; tutar ve tarih korunur | Altı aylık tur |
| B6 | Yüklenen belge görüntüleri — fatura, çek, irsaliye, banka ekstresi | O2 | B5 ile aynı (bkz. §8.2.3) | Vergi ve ticaret mevzuatı (§6.3 en uzun süre ilkesi) | Kaydın imhası ile birlikte depo nesnesinin yok edilmesi | Altı aylık tur |
| B7 | Yüklenen fiş görüntüleri | O2 | Yapay zekâ ile okunup onaylanan fişlerde onaydan 30 gün sonra; onaylanmamış fiş görüntülerinde yüklemeden 30 gün sonra (bkz. §8.2.3) | Veri minimizasyonu | Yok etme (depo nesnesinin silinmesi) | Günlük zamanlanmış görev |
| B8 | Belgeden çıkarılan ham yapay zekâ çıktısı (cari adı, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, kalem açıklamaları, taraflar) | O1 | Belgenin onaylanmasından itibaren 1 yıl | Veri minimizasyonu — onaylanan veri mali kayda işlenmiştir | Ham çıktının silinmesi; belge kaydı korunur | Altı aylık tur |
| B9 | Çek kayıtları (keşideci adı, çek üzerindeki hesap numarası) | O1 | B5 ile aynı | Vergi ve ticaret mevzuatı | Kişisel veri alanlarının silinmesi | Altı aylık tur |
| B10 | Yapay zekâ konuşmaları, özetleri ve ajan hafızası | O1 | 1 yıl | Veri minimizasyonu | Silme | Altı aylık tur |
| B11 | Yapay zekâ araç çalıştırma kayıtları (ham argüman ve sonuç) | O1 | 90 gün | Veri minimizasyonu — teşhis amacı kısa ömürlüdür | Silme | Altı aylık tur |
| B12 | Yapay zekâ onay kuyruğu kayıtları (öneri, gerekçe, kanıt) | O1 | Onay veya reddin üzerinden 2 yıl | Hesap verebilirlik | Silme | Altı aylık tur |
| B13 | Bildirimler | O1 | 1 yıl | Veri minimizasyonu | Silme | Altı aylık tur |
| B14 | Fatura paylaşım bağlantıları (bağlantı özeti, erişim sayısı, son erişim zamanı) | O1 | Bağlantının geçerliliğinin bitiminden itibaren 90 gün | Erişim ispatı, ardından veri minimizasyonu | Silme | Altı aylık tur |
| B15 | Banka ekstresi içe aktarma kayıtları | O1 | B5 ile aynı (mutabakat bağı nedeniyle) | Vergi ve ticaret mevzuatı | Kişisel veri alanlarının anonim hale getirilmesi | Altı aylık tur |
| B16 | Resmî belge gönderim kayıtları | O1 | B5 ile aynı | Vergi ve ticaret mevzuatı | Anonim hale getirme | Altı aylık tur |
| B17 | Fatura üzerindeki kullanıcı notları | O1 | B5 ile aynı; kişisel veri içeriyorsa hesap kapanışında temizlenir | Veri minimizasyonu | Serbest metnin silinmesi | Altı aylık tur |
| B18 | Mali müşavir paketleri (dönemsel dosyalar) | O2 | Dönemin bitiminden itibaren 1 yıl | Yeniden gönderim ihtiyacı | Depodaki nesnenin yok edilmesi | Altı aylık tur |
| B19 | Denetim izi — değişiklik kayıtları ile kaydın eski ve yeni hâli | O1 | Kaydın kendisi (kim, ne zaman, hangi tablo) 10 yıl; eski ve yeni değer alanlarındaki kişisel veri 2 yıl | Hesap verebilirlik ve bilgi güvenliği; süre sonrasında veri minimizasyonu | 2. yılın sonunda değer alanlarının silinmesi; 10. yılın sonunda kaydın silinmesi | Altı aylık tur |
8.2.1. Kiracı hesabının kapatılması hâlinde, B ekseni verileri §9.3'te tanımlanan kapsamda temizlenir; mevzuattan doğan saklama yükümlülüğüne tabi mali kayıtlar ise yukarıdaki süreler boyunca saklanmaya devam eder.
8.2.2. Mali müşavire veya kiracının belirlediği diğer alıcılara e-posta ile gönderilen kopyalar, gönderim anından itibaren Şirketin kontrol alanı dışına çıkar; bu kopyaların saklanması ve imhası alıcının ve kiracının sorumluluğundadır.
8.2.3. Fiş görüntülerinde otomatik imha ve sınırları. Fiş görüntüleri, veri minimizasyonu ve depolama kapasitesinin gereksiz meşgul edilmemesi amacıyla iki durumda otomatik olarak yok edilir:
- Onaylanan fişler — onaydan 30 gün sonra. Fişin verisi yapay zekâ ile okunup kullanıcı tarafından onaylandığında, belgedeki bilgi kayda geçmiştir; görüntü yalnızca bir kolaylıktır. Çıkarılan veri, onay kaydı ve denetim izi KORUNUR — yalnız depo nesnesi silinir.
- Onaylanmayan fişler — yüklemeden 30 gün sonra. ⚠ Bu görüntülerde çıkarılmış veri bulunmaz; silinen görüntü, o fişin uygulamadaki tek kopyasıdır. Bu bilinçli bir tercihtir: fişin aslını saklamak ve mali müşavire iletmek Vergi Usul Kanunu uyarınca kiracının kendi yükümlülüğüdür; uygulamadaki görüntü bu yükümlülüğün yerine geçmez. Kiracı, 30 gün içinde fişi işlemek (onaylamak) veya kendi kopyasını indirmekle sorumludur.
Yanlış sınıflandırmaya karşı korumalar. Bir görüntünün fiş sayılması, yüklemeyi yapan kullanıcının seçtiği sekmeye dayanır ve bu seçim yanlış yapılabilir. Silme geri alınamaz olduğu için otomatik imha, aşağıdaki hâllerin hiçbirinde uygulanmaz:
- görüntü bir faturaya veya teklife bağlanmışsa (mali kayıt niteliği kazanmıştır),
- yapay zekâ belgeyi fiş dışında bir tür olarak okumuşsa (fatura, çek, ekstre vb.),
- görüntü fiş sekmesi dışından yüklenmişse — fatura, çek, irsaliye ve banka ekstresi görüntüleri hiçbir koşulda bu turla silinmez (bkz. B6).
Bu görüntüler ayrıca; kiracının uygulama içindeki silme araçlarıyla her zaman, hesabın kapatılması hâlinde ise §9.3 kapsamında imha edilir. İlgili kişi, §12'deki başvuru yoluyla kendisine ait bir görüntünün silinmesini her zaman talep edebilir.
8.3. Yedekler ve ikinci kopyalar
| # | Kopya | Saklama süresi | Süre sonunda |
|---|---|---|---|
| Y1 | Uygulama katmanı gecelik tam veri yedeği | 30 gün | Yedek dosyasının silinmesi (gecelik budama görevi) |
| Y2 | Barındırma sağlayıcısı tarafındaki yönetilen veritabanı yedeği | Sağlayıcının kendi yedekleme döngüsü | Sağlayıcı döngüsü sonunda silme |
8.3.1. Yedeğin kapsamı. Uygulama yedeği, yapılandırılmış veritabanı kayıtlarını kapsar; yüklenen belge görüntüleri uygulama yedeğine dâhil değildir. Kullanıcı, mali ve hukuki önem taşıyan belgelerin kendi kopyasını Ayarlar → KVKK ve Veri bölümünden düzenli olarak dışa aktarabilir.
9. İmha yöntemleri ve bunların üründeki karşılığı
9.1. Çöp kutusuna taşıma (yumuşak silme) imha değildir
9.1.1. Uygulamada bir kayıt silindiğinde, kayıt öncelikle çöp kutusuna taşınır. Bu aşamada kayıt veritabanında durmaya, gecelik yedeğe girmeye ve geri yüklenebilir olmaya devam eder.
9.1.2. Bu nedenle çöp kutusuna taşıma; bu Politika ve Kanun anlamında silme, yok etme veya anonim hale getirme sayılmaz ve imha yöntemi olarak kabul edilmez. Bir kaydın imha edilmiş sayılması için kalıcı silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemlerinden birinin uygulanmış olması gerekir.
9.1.3. Çöp kutusundaki kayıtlar, silinme tarihinden itibaren en erken 90 gün sonra kalıcı olarak silinebilir. Kalıcı silme, hesap sahibi tarafından uygulama içinden yapılabileceği gibi, saklama süresi dolan kayıtlar bakımından §11'deki periyodik imha turunda da uygulanır. Mali iz taşıyan kayıtlarda (stok hareketi doğurmuş ürün, sayım satırı bulunan kalem gibi) kalıcı silme, mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü nedeniyle reddedilir.
9.2. İmha üreten yollar
| Yol | Ne yapar | Tetikleyen |
|---|---|---|
| Çöp kutusu → “Kalıcı Sil” | Veritabanı kaydını gerçekten siler | Hesap sahibi (elle) veya periyodik imha turu |
| “Tüm verimi sıfırla” | Kiracıya ait kullanıcı verisi tablolarını siler | Hesap sahibi (elle). Firma profili, vergi kuralları, abonelik ve üyelik kaydı, denetim izi ve rıza kaydı korunur; bu işlem tek başına KVKK anlamında imha sayılmaz |
| Hesap kapatma ve veri temizliği | §9.3'te tanımlı alanları siler veya maskeler; belirli tabloları tamamen siler | Hesap sahibi (elle, geri alınamaz) |
| Belge görüntüsü imha görevi | Depodaki nesneyi geri döndürülemez biçimde siler | Günlük zamanlanmış görev |
| Yedek budama görevi | Saklama süresi dolan yedek dosyasını siler | Gecelik zamanlanmış görev |
| Günlük ve sayaç temizliği | Saklama süresi dolan yardım botu kayıtlarını ve oran sınırlama sayaçlarını siler | Zamanlanmış görev |
| Periyodik imha turu | §8'de süresi dolan tüm kalemleri resen imha eder | Altı aylık tur (bkz. §11) |
9.3. Hesap kapatma: kapsam ve saklanmaya devam eden veriler
9.3.1. Hesap kapatma işlemi (uygulamada “anonimleştirme” olarak adlandırılır) tek bir bütünlüklü işlem içinde aşağıdakileri yapar:
Kişisel veri alanları silinen / maskelenen kayıtlar: cari kartları · çalışan kartları · firma ayarları · çek keşideci ve hesap bilgileri · fatura notları · işlem açıklamaları · makbuz notları · teklif metinleri · konuşma başlık, özet ve içerikleri · ajan hafızası.
Tamamen silinen kayıtlar: bildirimler · cari ek IBAN’ları · cari yetkili kişileri · fatura paylaşım bağlantıları · destek talepleri ve mesajları (depodaki ekleriyle birlikte) · davet kayıtlarındaki kişisel veri alanları · firma logosu.
9.3.2. Hesap kapatıldıktan sonra da saklanmaya devam eden veriler ve dayanakları:
| Saklanmaya devam eden | Dayanak | Saklama süresi |
|---|---|---|
| Mali tutar, tarih ve belge numaraları | Vergi ve ticaret mevzuatından doğan saklama yükümlülüğü | B5 |
| Yüklenen mali belge görüntüleri (fatura, çek, ekstre) | Mali belge saklama yükümlülüğü | B6 |
| Denetim izi ve kayıtların eski hâlleri | Hesap verebilirlik ve bilgi güvenliği | B19 |
| E-posta gönderim günlüğü | Gönderim ispatı | A7 |
| Açık rıza kayıtları | Rızanın alındığının ispatı | A4 |
| Belge kayıtları ve ham yapay zekâ çıktısı | İşlemin izlenebilirliği | B8 |
| Banka içe aktarma ve resmî belge gönderim kayıtları | Mutabakat bağı ve mali mevzuat | B15, B16 |
| Yapay zekâ araç çalıştırma kayıtları | Teşhis ve izlenebilirlik | B11 |
| Kimlik doğrulama ve üyelik kaydı | Sözleşme sonrası itiraz penceresi | A1, A2 |
| Gecelik yedeklerdeki kopyalar | Yedek bütünlüğü | §10 |
9.3.3. Yukarıdaki tabloda gösterilen veriler, her biri için belirlenen saklama süresi dolduğunda §8'deki yöntemle imha edilir. Hesap kapatma işlemi, bu verilerin saklama süresini kısaltmaz; süreleri işletmeye devam eder.
9.3.4. Hesap kapatma işlemi, denetim izinde ve mali kayıtlarda saklanmaya devam eden veriler nedeniyle, verinin tümü bakımından anonim hale getirme sonucunu doğurmaz. Şirket, bu işlemi “tüm kişisel verilerin silinmesi” olarak nitelendirmez ve bu yönde bir taahhütte bulunmaz.
9.4. Yok etme
9.4.1. Şirket, kişisel veri barındıran fiziksel sunucu veya taşınabilir kayıt ortamı işletmemektedir; tüm elektronik kayıt ortamları bulut hizmet sağlayıcılarındadır.
9.4.2. Bulut ortamındaki nesne silme işlemleri (depo dosyalarının kaldırılması) bu Politikada yok etme olarak uygulanır; nesne silindikten sonra Şirket tarafından geri getirilemez.
9.4.3. Kâğıt ortamda kayıt bulunması hâlinde imha, evrak imha makinesi ile geri döndürülemez biçimde yapılır.
10. Yedeklerdeki verinin imhası
10.1. Silme ve veri temizliği işlemleri canlı sistemde derhal uygulanır. Yedek ortamlardaki kopyalara ayrıca müdahale edilmez; bu kopyalar, yedek saklama süresi (uygulama yedeği için 30 gün) dolduğunda yedek rotasyonu ile ortadan kalkar. Barındırma sağlayıcısı tarafındaki yönetilen yedeklerde de aynı esas, sağlayıcının kendi saklama döngüsü boyunca geçerlidir.
10.2. Bu nedenle Şirket, silme veya anonim hale getirme talebinin tüm kopyalarda anında uygulanacağı yönünde bir taahhütte bulunmaz. Uygulanan esas şudur: silme ve veri temizliği canlı sistemde derhal uygulanır; yedek ortamlardaki kopyalar, yedek saklama süresi dolduğunda ortadan kalkar.
10.3. Geri yükleme sonrası yeniden imha kuralı. Bir felaket kurtarma senaryosunda imha tarihinden önceki bir yedeğin geri yüklenmesi hâlinde, imha edilmiş kişisel verilerin canlı sisteme dönmemesi için aşağıdaki kurallar uygulanır:
- a) Her imha işlemi (hesap kapatma, periyodik imha turu, ilgili kişi talebi üzerine imha) ayrı bir imha kütüğüne yazılır. Kütük, imha edilen kayıt kategorilerini ve kapsamı içerir; imha edilen kişisel veri değerlerini içermez.
- b) Felaket kurtarma prosedürü, geri yükleme sonrasında imha kütüğündeki işlemlerin yeniden uygulanmasını zorunlu bir adım olarak içerir.
- c) Bu adım, geri yükleme tatbikatlarının parçası olarak doğrulanır.
10.4. Kullanıcının Ayarlar → KVKK ve Veri bölümünden indirdiği dışa aktarım paketi (ZIP), indirildiği andan itibaren Şirketin kontrol alanından çıkar; bu kopyanın saklanması ve imhası kullanıcının sorumluluğundadır. Pakette tek seferde en fazla 2.000 belge yer alabilir.
10.5. Kullanıcının kendi geri yüklemesi. Kullanıcı, uygulama içinden (Ayarlar → Geliştirici & Yedek) gecelik yedek ve anlık yedek kopyalarını kendisi inceleyebilir, indirebilir ve hesap sahibi sıfatıyla geri yükleyebilir. Bu işlem §10.3'teki felaket kurtarma senaryosundan farklıdır; kullanıcının kendi talimatıyla yapılır ve aşağıdaki esaslar uygulanır:
- a) Geri yükleme, yedeğin alındığı andan sonra silinmiş veya değiştirilmiş kayıtları geri getirir; işlem başlamadan önce
mevcut durumun anlık yedeği otomatik alınır ve işlem denetim izine yazılır.
- b) Geri yükleme tamamlandığında bu Politika'da otomatikleştirilmiş imha kuralları (§11.3) aynı işlemde yeniden uygulanır
ve tutanak denetim izine düşer; görüntü ve benzeri zamanlanmış imha kalemleri bir sonraki zamanlanmış görevde kendiliğinden yeniden uygulanır.
- c) İlgili kişinin talebi üzerine yapılmış tekil silme ve anonimleştirmeler yedek kopyadan ayırt edilemez; bu kayıtların
yeniden silinmesi, ilgili veriler bakımından veri sorumlusu olan kullanıcının (§3.2-3.3) sorumluluğundadır. Uygulama, geri yükleme onayı alınırken bu hususu açıkça bildirir.
- d) İndirilen yedek kopyası için §10.4 uygulanır.
11. Periyodik imha
11.1. Dönem. Periyodik imha turu altı ayda bir, Haziran ve Aralık aylarında yürütülür.
11.2. Kapsam. §8'deki tablolarda “altı aylık tur” olarak işaretlenen tüm kalemler tura dâhildir. Ayrıca günlük ve gecelik zamanlanmış görevlerle imha edilen kalemler (onaylanmış fiş görüntüleri — onaydan 30 gün; onaylanmamış fiş görüntüleri — yüklemeden 30 gün, §8.2.3'teki istisnalar saklı; yedek dosyaları, yardım botu kayıtları, oran sınırlama sayaçları) kendi dönemlerinde resen imha edilir. Otomatik imhaya tabi olmayan belge görüntüleri ve fiş görüntüsü istisnaları için §8.2.3 uygulanır.
11.3. Yöntem. Otomatikleştirilebilen her kalem için zamanlanmış görev kullanılır; otomatikleştirilemeyen kalemler, sorumlu kişinin yürüttüğü kontrol listesi ile ele alınır.
11.4. Kayıt ve tutanak. Her tur sonunda, imha edilen kayıt kategorilerini ve satır sayılarını içeren, kişisel veri içermeyen bir imha tutanağı düzenlenir ve denetim izine yazılır. İmha kayıtlarına imha edilen kişisel veri değerleri yazılmaz; yalnızca işlem, kapsam ve sayılar kaydedilir.
11.5. Tutanakların saklanması. İmha tutanakları, imha tarihinden itibaren 10 yıl boyunca saklanır. Tutanaklar kişisel veri içermediğinden bu süre veri minimizasyonu ilkesine aykırılık oluşturmaz.
11.6. Talep hâlinde erken imha. Saklama süresi dolmamış olsa dahi, işlemeyi gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya kabul edilen bir ilgili kişi talebi hâlinde imha, periyodik tur beklenmeksizin azami otuz gün içinde gerçekleştirilir.
12. Talep üzerine imha ve ilgili kişi hakları
12.1. A ekseni (Şirketin veri sorumlusu olduğu veriler). İlgili kişi, kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini info@patronomi.com adresine ya da Özgürlük Mah. 210. Sk. No: 16/B Çayırova / Kocaeli adresine yazılı olarak başvurarak talep edebilir. Talep, başvurunun Şirkete ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
12.2. B ekseni (kiracının veri sorumlusu olduğu veriler). Kiracının müşterisi, çalışanı veya tedarikçisi olan bir ilgili kişi doğrudan Şirkete başvurursa, Şirket veri işleyen sıfatıyla talebi karara bağlayamaz; başvuruyu gecikmeksizin ilgili kiracıya (veri sorumlusuna) yönlendirir ve kiracının talimatı doğrultusunda gereğini yerine getirir. Bu husus, kiracı ile akdedilen Veri İşleme Sözleşmesi’nde (DPA) de düzenlenir.
12.3. Uygulama içindeki imkânlar:
| Hak | Ürün karşılığı | Kapsam ve sınırı |
|---|---|---|
| Erişim ve veri taşınabilirliği | Ayarlar → KVKK ve Veri → paket indirme (veri dosyası + belgeler + içerik listesi) | Hesap sahibine açıktır; tek pakette 2.000 belge sınırı; denetim izi ile platform ve faturalandırma kayıtları pakette yer almaz |
| Tekil kaydın silinmesi | Çöp kutusu → “Kalıcı Sil” | Hesap sahibi yetkisindedir; en erken 90 gün sonra uygulanabilir; mali iz taşıyan kayıtlarda reddedilir |
| Kiracı verisinin toptan silinmesi | “Tüm verimi sıfırla” | Firma profili, vergi kuralları, abonelik ve üyelik kaydı, denetim izi ile rıza kaydı korunur |
| Hesabın kapatılması ve veri temizliği | Hesap kapatma | §9.3'teki kapsam ve saklama süreleriyle |
| Açık rızanın geri alınması | Yapay zekâ rızası uygulama içinden geri alınabilir; diğer açık rızalar için info@patronomi.com’a başvurulur | Rıza geri alındığı andan itibaren ilgili işleme durdurulur; geri alma öncesinde hukuka uygun olarak yapılmış işlemler etkilenmez. Rıza kaydının kendisi ispat amacıyla A4 süresince saklanır |
12.4. Talebin karşılanamayacağı hâller. Mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü bulunan mali kayıtlar ile hesap verebilirlik ve ispat amacıyla tutulan denetim izi ve açık rıza kayıtları bakımından imha talebi, saklama süresi dolmadan karşılanamaz. Bu hâlde ilgili kişiye, talebin hangi kayıtlar bakımından ve hangi gerekçeyle karşılanamadığı ile ilgili verinin ne zaman imha edileceği gerekçeli olarak bildirilir. Talebin karşılanabilen kısmı ayrıca yerine getirilir.
13. Yayımlanma, güncelleme ve yürürlük
13.1. Bu Politika, yürürlük tarihi itibarıyla geçerlidir ve app.patronomi.com adresindeki /yasal sayfasında yayımlanır.
13.2. Politika en az yılda bir kez ve ayrıca (i) mevzuat değişikliğinde, (ii) yeni bir veri kategorisi veya alt işleyen eklendiğinde, (iii) saklama süresi veya imha mekanizması değiştiğinde gözden geçirilir.
13.3. Politikada yapılan değişiklikler, güncellenmiş sürüm numarası ve yürürlük tarihi ile bu sayfada yayımlanır. Esaslı değişiklik hâlinde kullanıcılara ayrıca bildirim yapılır.
13.4. Bu Politika; Aydınlatma Metni, Kullanım Şartları, Açık Rıza Metinleri ve Veri İşleme Sözleşmesi (DPA) ile birlikte bir bütün olarak uygulanır. Saklama ve imha süreleri bakımından bu Politika esas alınır.
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası · Sürüm 1.5 · Yürürlük: 16.10.2026 · Merkez Grup Teknoloji ve Enerji Limited Şirketi · info@patronomi.com