Açık Rıza Metinleri — Yurt Dışında İşleme ve Yapay Zekâ

Sürüm 1.3 · Yürürlük: 04.09.2026 · Bu metin güncellenebilir; yürürlükteki sürüm bu sayfada yayımlanır.

1. Veri sorumlusunun kimliği

Bu metinde geçen “Şirketimiz” ve “Patronomi” ifadeleri yukarıdaki veri sorumlusunu ifade eder.

2. Bu metnin amacı

Patronomi’de kişisel veri işlemenin büyük bölümü açık rızaya değil, sözleşmenin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi ve meşru menfaat gibi diğer hukuki sebeplere dayanır. Bunların ayrıntısı Aydınlatma Metni’ndedir.

Açık rıza, ancak başka bir hukuki sebebin bulunmadığı hâllerde başvurulan ve her zaman geri alınabilen bir zemindir. Bu nedenle üründe açık rızaya bağlanan işleme sayısı bilinçli olarak sınırlı tutulmuştur ve yalnızca iki işleme açık rızaya bağlanmıştır:

• A) Yurt dışında işleme ve aktarım — hizmetin sunulabilmesinin ön koşuludur.

• B) Yapay zekâ özelliklerinin kullanılması — isteğe bağlıdır; verilmemesi hâlinde de program tüm temel özellikleriyle çalışmaya devam eder.

Bu belge, kayıt sırasında onay kutularının yanında gösterilen kısa beyanların tam ve aydınlatıcı hâlidir.

Kısa beyan ile bu metin arasında bir farklılık bulunması hâlinde bu metin esas alınır.

2.1. Rızalar ayrı ayrı alınır, paketlenmez

Her iki rıza; ayrı onay kutusu, ayrı metin ve ayrı kayıt ile alınır. Tek bir “kabul ediyorum” kutusunda birleştirilmez. Yapay zekâ rızasının işaretlenmemesi kayıt işlemini engellemez.

Kullanım Şartları ile eki Veri İşleme Sözleşmesi’nin kabulü, kişisel veri işlemeye ilişkin bir açık rıza değil, bir sözleşme kabulüdür; bu nedenle açık rızalardan ayrı bir kutuda alınır.

2.2. İki rızanın karşılaştırması

2.3. Bu rızaların kapsamadığı veriler — sisteme sizin girdiğiniz üçüncü kişi verileri

Açık rızayı, kişisel verisi işlenen kişinin kendisi verir. Bu nedenle aşağıdaki A metnini onaylamanız, başkaları adına verilmiş bir rıza anlamına gelmez.

Hizmeti kullanırken sisteme kendinizin girdiği üçüncü kişilere ait veriler — müşteri ve tedarikçi (cari) kartlarındaki kişiler, çalışanlarınız, çek keşideciler ve yüklediğiniz belgelerde yer alan kişiler — bu rızaların konusu değildir. Bu veriler bakımından:

• Veri sorumlusu sizsiniz. Bu kişilerin aydınlatılması ve gerekiyorsa açık rızalarının alınması yükümlülüğü size aittir.

• Patronomi veri işleyendir ve bu verileri yalnızca sizin talimatınız doğrultusunda işler.

• Bu ilişkinin hukuki çerçevesi Veri İşleme Sözleşmesi ile kurulur; bu açık rıza metinleriyle değil.

Söz konusu veriler de teknik olarak aynı altyapıda (Avrupa Birliği / Frankfurt) işlenir ve saklanır; ancak bu işlemenin hukuki dayanağı sizin talimatınızdır, aşağıdaki rızalar değildir.

3. Metin A — Yurt dışında işleme ve aktarıma ilişkin açık rıza

3.1. Onay kutusunda gösterilen beyan

Kendime ait kişisel verilerin, Patronomi hizmetinin sunulabilmesi amacıyla Avrupa Birliği (Almanya/Frankfurt) bölgesindeki sunucularda işlenip saklanmasına; hizmetin felaket hâlinde geri getirilebilmesi için haftalık bir kurtarma kopyasının Türkiye’deki kurumsal cihazda ve eşlendiği Microsoft OneDrive hizmetinde tutulmasına; ayrıca işlem e-postalarının iletilmesi ve yazılım hatalarının teşhisi amacıyla Amerika Birleşik Devletleri’nde yerleşik hizmet sağlayıcılarına aktarılmasına, bilgilendirme metnini okuyarak açık rıza veriyorum.

3.2. Rızanın konusu — yalnızca size ait kişisel veriler

Bu açık rıza yalnızca rızayı veren kişiye ait şu kişisel verileri kapsar:

• Ad ve soyadınız, e-posta adresiniz,

• Parolanızın geri döndürülemez özeti (parolanızın kendisi saklanmaz),

• Hesap rolünüz ve davet bilgileriniz,

• Oturum ve işlem güvenliği kayıtlarınız,

• Bu onayı verdiğiniz andaki IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz.

Rızayı her kullanıcı kendisi için verir. Hesap sahibi, davet ettiği bir çalışanı veya meslektaşı adına bu rızayı veremez; davet edilen her kullanıcıdan kayıt sırasında ayrıca alınır ve ayrı olarak kaydedilir.

Sisteme kendinizin girdiği müşteri, tedarikçi, cari ve çalışan verileri bu rızanın kapsamı dışındadır (bkz. §2.3).

3.3. Verilerin işlendiği ve aktarıldığı yerler

Yapay zekâ sağlayıcılarına aktarım bu rızanın kapsamı DIŞINDADIR. Bu konu ayrı ve isteğe bağlı bir rızaya tabidir (Metin B); o rızayı vermezseniz yapay zekâ sağlayıcılarına hiçbir veriniz gönderilmez.

Hata teşhisi hizmetinde IP adresi, çerez ve kullanıcı bilgilerinin otomatik gönderimi kapatılmış, ekran kaydı özelliği kullanılmamaktadır. Buna karşın bir hata anında oluşan teknik kayıt içerisinde kişisel veri yer alabileceğinden, bu hizmete hiçbir kişisel verinin gitmediği yönünde mutlak bir beyanda bulunulmamaktadır.

Güncel alıcı ve alt işleyen listesi Aydınlatma Metni ile Veri İşleme Sözleşmesi ekinde yayımlanır. Listeye yeni bir sağlayıcı eklenmesi hâlinde, değişiklik yürürlüğe girmeden önce bilgilendirme yapılır.

3.4. İşleme amaçları

Hizmetin sunulması ve sürdürülmesi, verilerin saklanması ve yedeklenmesi, işlem e-postalarının iletilmesi, sistem ve hesap güvenliğinin sağlanması ile yazılım hatalarının giderilmesi.

3.5. Saklama

• Verileriniz hesabınız açık olduğu sürece ve sonrasında mevzuatta öngörülen saklama ile zamanaşımı süreleri boyunca saklanır.

• Hesabınızı kapatmanız hâlinde kişisel veri alanlarınız maskelenir; mali kayıtlar, belge görüntüleri, denetim kayıtları ve e-posta gönderim kayıtları bakımından uygulanan esaslar Saklama ve İmha Politikası'nda ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

• Yedekler: sistem her gece yedeklenir ve yedekler 30 gün saklanır. Bu nedenle silme veya anonimleştirme talebiniz canlı sistemde uygulandıktan sonra, kaydın yedek kopyalardan çıkması 30 güne kadar sürebilir.

• Bu rızaya ilişkin ispat kaydı (tarih, onayladığınız metnin sürümü, IP adresi ve tarayıcı bilgisi), ispat yükümlülüğümüz nedeniyle hesabınız kapatılsa dahi saklanır; saklama süresi Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilmiştir.

3.6. Bu rızanın zorunlu olması ve geri alınması

Patronomi’nin barındırma altyapısının tamamı yurt dışında bulunduğundan, bu rıza hizmetin teknik olarak sunulabilmesinin ön koşuludur. Rızanın verilmemesi hâlinde hesap açılamaz.

Aynı nedenle, bu rızanın geri alınması hizmetin sunulmasının teknik olarak mümkün olmaması anlamına gelir ve geri alma talebiniz hesabınızın kapatılması talebi olarak işleme alınır. Bu durumda:

• Hesabınızı kapatmadan önce verilerinizi Ayarlar → KVKK ve Veri → Verilerimi İndir bölümünden tek pakette indirebilirsiniz.

• Hesap kapatma işlemi geri alınamaz.

• Talebinizi info@patronomi.com adresine iletebilirsiniz.

Yapay zekâ özellikleri için verdiğiniz ayrı rızayı, hesabınızı kapatmadan, dilediğiniz an tek başına geri alabilirsiniz.

3.7. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca Şirketimize başvurarak;

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) Kanun’da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) kapsamında yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Verilerinizi Ayarlar → KVKK ve Veri bölümünden doğrudan indirebilir, taleplerinizi info@patronomi.com adresine iletebilirsiniz. Başvuru usulünün ayrıntısı İlgili Kişi Başvuru Formu ve Başvuru Usulü metnindedir.

3.8. Rıza beyanı

Bu metni okudum; yukarıda açıklanan kapsamda kendime ait kişisel verilerimin Avrupa Birliği (Almanya/Frankfurt) bölgesinde işlenmesine ve saklanmasına; hizmetin felaket hâlinde geri getirilebilmesi için haftalık bir kurtarma kopyasının Türkiye’deki kurumsal cihazda ve eşlendiği Microsoft OneDrive hizmetinde tutulmasına; işlem e-postalarının iletilmesi ile yazılım hatalarının teşhisi amacıyla Amerika Birleşik Devletleri’nde yerleşik hizmet sağlayıcılarına aktarılmasına açık rıza veriyorum.

4. Metin B — Yapay zekâ özelliklerine ilişkin açık rıza

4.1. Bu rıza isteğe bağlıdır

Bu rızayı vermezseniz Patronomi tüm temel özellikleriyle çalışmaya devam eder; yalnızca yapay zekâ özellikleri devre dışı kalır. Bu rıza, hesap açmanın veya hizmetten yararlanmanın şartı değildir ve verdiğiniz diğer onaylardan tamamen ayrıdır.

Yapay zekâ özellikleri varsayılan olarak kapalıdır. Aktif bir yapay zekâ rızası bulunmadığı sürece hiçbir veri yapay zekâ sağlayıcılarına gönderilmez; bu kısıt bir tercih ayarı değil, yazılımın yapay zekâ çıkış noktalarında teknik olarak zorunlu tutulan bir kilittir: rıza yoksa çağrı hiç başlatılmaz.

4.2. Veri sorumlusu ve rızayı kim verir

Veri sorumlusu, Özgürlük Mah. 210. Sk. No: 16/B Çayırova / Kocaeli adresinde yerleşik, İlyasbey Vergi Dairesi’ne kayıtlı 6170901958 vergi kimlik numaralı Merkez Grup Teknoloji ve Enerji Limited Şirketi'dir (“Patronomi”); iletişim: info@patronomi.com.

Bu rıza hesap düzeyinde bir tercihtir ve yalnızca hesap sahibi tarafından, firma adına verilebilir veya geri alınabilir. Hesaba davet edilen kullanıcılardan bu konuda ayrıca rıza alınmaz.

Davet edilen kullanıcılar için bilgilendirme: hesap sahibi yapay zekâ özelliklerini açtığında, bu özellikleri kullanan her kullanıcının uygulamaya girdiği içerik — asistan mesajları, yüklenen belgeler ve analiz metinleri dâhil — §4.4'te açıklandığı biçimde yapay zekâ sağlayıcılarına aktarılır. Bu özellikleri kullanmak istemiyorsanız ilgili ekranları kullanmamanız veya hesap sahibinden özelliğin kapatılmasını talep etmeniz gerekir.

4.3. Onay kutusunda gösterilen beyan

Yapay zekâ özelliklerini kullandığımda; işlediğim belgelerin ve ilgili kayıtların, yalnızca talep ettiğim işlemin gerçekleştirilmesi amacıyla üçüncü taraf yapay zekâ sağlayıcılarına (Amerika Birleşik Devletleri ve Çin dâhil yurt dışına) aktarılmasına açık rıza veriyorum; bu rızanın isteğe bağlı olduğunu ve dilediğim an tek başına geri alabileceğimi biliyorum.

4.4. Yapay zekâ sağlayıcılarına ne gönderilir

Yapay zekâ özellikleri iki farklı biçimde çalışır ve gönderilen verinin kapsamı bu ikisinde farklıdır.

a) Belge okuma ve içerik üretme özellikleri — veri olduğu gibi gönderilir. Bu özelliklerde maskeleme yapılmaz; çünkü maskeleme, okunması gereken bilginin kendisini bozar.

• Fatura ve fiş okuma: yüklediğiniz belgenin tamamı. Belgede ne varsa gönderilir — unvan, adres, vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, imza ve kaşe görüntüsü dâhil.

• Çek okuma: çek görüntüsünün tamamı — keşideci adı, banka ve hesap bilgileri, imza alanı dâhil. Bu özellik ayrıca çek üzerinde tahrifat belirtisi bulunup bulunmadığına dair bir gözlem üretir; bu bir hüküm değildir, nihai değerlendirme size aittir.

• Banka ekstresi okuma: ekstrenin metni veya dosyasının tamamı — karşı taraf isimleri, IBAN bilgileri ve açıklamalar dâhil.

• Asistan / sohbet: yazdığınız mesaj ve asistanın sizin adınıza çalıştırdığı sorguların sonuçları (cari kartları, fatura satırları, bakiyeler) olduğu gibi gönderilir.

b) Analiz ve yorum özellikleri — kısmi maskeleme uygulanır. Mutabakat önerisi, anomali yorumu, yapay zekâ denetçisi, yardım asistanı ve ürün sınıflandırma özelliklerinde, gönderilen serbest metinlerdeki T.C. kimlik numarası, IBAN, e-posta adresi ve cep telefonu numarası gönderilmeden önce maskelenir.

Maskelenmeyenler: kişi ve firma adları ile unvanları, vergi kimlik numarası, tutarlar, tarihler ve belge numaraları maskelenmeden gönderilir.

Bu nedenle verilerin yapay zekâ sağlayıcılarına tümüyle anonimleştirilerek veya maskelenerek gönderildiği yönünde bir beyanda bulunulmamaktadır.

4.5. Alıcılar ve ülkeler

Kullanılan yapay zekâ sağlayıcıları platform düzeyinde Şirketimiz tarafından belirlenir; kullanıcılar sağlayıcı seçemez ve bu seçim zaman içinde değişebilir. Bu metnin yürürlük tarihi itibarıyla kullanılan sağlayıcılar: Anthropic ve Google (doğrudan) ile Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşik OpenRouter aracı sağlayıcısı üzerinden erişilen DeepSeek (Çin Halk Cumhuriyeti), Google ve Anthropic modelleridir.

Bu sağlayıcıların altyapısı Türkiye dışındadır; Amerika Birleşik Devletleri'ni ve Çin Halk Cumhuriyeti'ni içerir. Sağlayıcı değişikliği hâlinde bu metin güncellenir ve app.patronomi.com/yasal adresinde yayımlanır.

4.6. İşleme amaçları

Yüklediğiniz belgelerin okunup yapısal kayda dönüştürülmesi (fatura, fiş, çek, banka ekstresi), asistanın sorularınızı yanıtlaması ve talep ettiğiniz işlemleri hazırlaması, kayıt mutabakatı önerisi üretilmesi, anomali bulgularının yorumlanması, yapay zekâ denetçisinin ikinci göz olarak değerlendirme yapması, yardım asistanının yanıt üretmesi ve ürün kalemlerinin sınıflandırılması.

4.7. Süre ve sağlayıcı tarafındaki saklama

• Sağlayıcıya aktarım, ilgili işlemin yapıldığı anda gerçekleşir; sürekli bir aktarım değildir.

• Sağlayıcı seçiminde ve hesap yapılandırmalarında, verilerin saklanmaması ve model eğitiminde kullanılmaması yönündeki seçenekler tercih edilir. Bununla birlikte Şirketimiz, üçüncü taraf sağlayıcıların kendi altyapılarındaki saklama ve kullanım uygulamaları bakımından mutlak bir taahhütte bulunmamaktadır.

• Patronomi tarafında, yapay zekânın belgeden çıkardığı bilgiler ile asistanın çalıştırdığı işlemlerin kaydı, izlenebilirlik amacıyla sistemde tutulur. Bu kayıtlara ilişkin saklama süreleri Saklama ve İmha Politikası'nda düzenlenmiştir.

4.8. Rızayı geri alma ve sonuçları

Bu rızayı Ayarlar → KVKK ve Veri bölümünden dilediğiniz an geri alabilirsiniz. Geri aldığınız anda sistem yapay zekâ sağlayıcılarına hiçbir yeni veri göndermez.

Kapanan özellikler:

• Fatura ve fiş görsellerinin yapay zekâ ile okunması

• Çek görsellerinin yapay zekâ ile okunması

• Banka ekstrelerinin yapay zekâ destekli ayrıştırılması

• Asistan ve hızlı komut özellikleri

• Yapay zekâ denetçisi (ikinci göz değerlendirmesi)

• Anomali bulgularının yapay zekâ ile yorumlanması

• Yardım asistanının yapay zekâ ile ürettiği yanıtlar

• Ürün ve stok kalemlerinin yapay zekâ ile sınıflandırılması Çalışmaya devam eden özellikler — bunlar yapay zekâ değil, kural tabanlı hesaplamalardır ve bu rızaya bağlı değildir:

• Müşteri puanlama ve segment (değerli / riskli / pasif) hesaplaması

• Anomali radarı bulgularının kendisi

• Mükerrer fatura tespiti

• Kredi limiti aşım uyarısı

• Vergi, kâr ve zarar projeksiyonları

• Muhasebe fişi üretimi ve mali müşavir aktarım dosyaları

• Banka ekstresi içe aktarımının kural tabanlı yolu

• Belge yükleme, arşivleme ve tüm temel ön muhasebe işlevleri Rızayı geri almanız, daha önce yapay zekâ yardımıyla oluşturulmuş kayıtları silmez; bu kayıtlar sisteminizde kalmaya devam eder. Rıza kaydınız da ispat yükümlülüğü nedeniyle silinmez; yalnızca “geri alındı” olarak işaretlenir.

4.9. Yapay zekâ sizin yerinize karar vermez

Yapay zekânın ürettiği her çıktı bir öneridir ve varsayılan olarak onayınıza sunulur; siz onaylamadan kayıt oluşturulmaz. Belgelerden okunan bilgiler her hâlükârda onayınıza sunulur.

Yapay zekâ çıktıları olasılıksaldır ve hatalı olabilir. Çıktının yanında gösterilen güven yüzdesi, yapay zekânın kendi beyanıdır; ölçülmüş veya kalibre edilmiş bir doğruluk oranı değildir ve doğruluk garantisi taşımaz.

Ayarlar bölümünden otomatik onay eşiği belirlemeniz veya otomatik kural tanımlamanız hâlinde bazı işlemler siz görmeden uygulanabilir. Bu ayarlar varsayılan olarak kapalıdır; açma kararı ve sonuçları size aittir.

4.10. Sisteme girdiğiniz üçüncü kişilere ait veriler

Bu rızayı firmanız adına siz veriyorsunuz. Ancak yapay zekâya gönderilen içerik; müşterilerinize, tedarikçilerinize ve çalışanlarınıza ait kişisel verileri de kapsayabilir. Bu kişilerin aydınlatılması ve gerekiyorsa açık rızalarının alınması, veri sorumlusu sıfatıyla size aittir. Patronomi bu verileri yalnızca sizin talimatınızla işler (bkz. §2.3 ve Veri İşleme Sözleşmesi).

4.11. Özel nitelikli kişisel veri uyarısı

Patronomi, özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri, din, sendika üyeliği vb.) işlemek üzere tasarlanmamıştır. Fatura kalemi açıklaması, not alanı ve destek mesajı gibi serbest metin alanlarına bu nitelikte veri girilmemesi gerekir.

4.12. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Hakların tam listesi §3.7'de, başvuru usulü ise İlgili Kişi Başvuru Formu ve Başvuru Usulü metnindedir.

Başvurularınızı info@patronomi.com adresine iletebilirsiniz.

4.13. Rıza beyanı

Bu metni okudum; yukarıda açıklanan kapsamda verilerin üçüncü taraf yapay zekâ sağlayıcılarına aktarılmasına açık rıza veriyorum. Bu rızanın isteğe bağlı olduğunu ve dilediğim an tek başına geri alabileceğimi biliyorum.

5. Rızanın kayda geçirilmesi

Verdiğiniz her rıza, ispat yükümlülüğümüz gereği aşağıdaki bilgilerle birlikte, sonradan değiştirilemez biçimde kayıt altına alınır:

Bu kayıtlar silinmez ve değiştirilmez; rıza geri alındığında kayıt korunur ve yalnızca “geri alındı” olarak işaretlenir. Rıza kayıtlarınız, Ayarlar → KVKK ve Veri → Verilerimi İndir paketine dâhildir.

6. Metnin güncellenmesi ve yeniden onay

Bu metinlerin yürürlükteki hâli her zaman app.patronomi.com/yasal adresinde yayımlanır.

Rızanın kapsamını genişleten bir değişiklik yapılması hâlinde — örneğin yeni bir alıcının eklenmesi veya aktarılan veri kapsamının genişlemesi — değişiklik yürürlüğe girmeden önce bilgilendirme yapılır ve yeni kapsam için onayınız yeniden istenir. Eski sürüme verilmiş bir rıza, genişletilmiş kapsamı karşılamaz.

7. İlgili diğer belgeler

• KVKK Aydınlatma Metni — işlenen veri kategorileri, amaçlar, hukuki sebepler ve alıcılar

• Kullanım Şartları ve Hizmet Sözleşmesi — hizmetin kapsamı, sınırları ve tarafların yükümlülükleri

• Veri İşleme Sözleşmesi — sisteme girdiğiniz üçüncü kişi verileri bakımından kurulan ilişki

• Saklama ve İmha Politikası — saklama süreleri ve imha esasları

• İlgili Kişi Başvuru Formu ve Başvuru Usulü — hak taleplerinin iletilmesi